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Explorez nos compétences spécialisées !

1.Accompagnement

L‘engagement d’Atelier Vita dans l’excellence événementielle se distingue par un partenariat privilégié offrant un accompagnement sur mesure à chaque étape de votre projet.

Depuis sa conception jusqu’à sa réalisation, nous sommes présents pour vous garantir une expérience exceptionnelle.

Pour nous, l’accompagnement n’est pas simplement un service, mais l’essence même de notre agence événementielle.

Chez Atelier Vita, nous vous proposons une personnalisation poussée de votre événement en travaillant en étroite collaboration avec vous. Nous nous engageons à comprendre vos besoins spécifiques et vos objectifs afin de créer un événement sur mesure qui répond parfaitement à vos attentes.

Notre équipe prend en charge le déploiement complet de votre événement, de la planification initiale à la gestion opérationnelle le jour J. Nous nous occupons de chaque aspect de votre projet, vous libérant ainsi des contraintes organisationnelles pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel.

Avec notre expertise en gestion de projet événementiel, nous vous accompagnons de A à Z, en assurant une coordination efficace entre toutes les parties prenantes et en veillant à ce que chaque détail soit pris en compte pour garantir le succès de votre événement.

 2.Stratégie

La stratégie se fait en plusieurs étapes, en commençant par le sourcing auprès 

de nos partenaires, puis la conception de votre projet et la négociation avec les différents acteurs de votre événement. S’ensuit une réflexion stratégique par notre agence, autour de votre événement et un fil rouge qui lui permet de se développer de manière homogène.

  • Sourcing : Cette étape implique l’identification et la sélection des partenaires, fournisseurs ou prestataires de services nécessaires à la réalisation de votre événement. Cela peut inclure la recherche de lieux, de fournisseurs de matériel, de services traiteur, etc. Le but est de trouver des partenaires fiables et de qualité qui répondent à vos besoins et à vos exigences.
  • Réflexion : Une fois que les partenaires sont sélectionnés, une réflexion stratégique est menée autour de votre événement. Cela peut comprendre l’analyse de vos objectifs, du public cible, des tendances du marché, etc. L’objectif est de définir une vision claire de l’événement et de concevoir un concept qui soit en accord avec vos objectifs et votre identité de marque.
  • Budgétisation : Une fois que le concept de l’événement est défini, il est important d’établir un budget détaillé pour toutes les dépenses prévues. Cela inclut les coûts de location de lieu, de matériel, de services, de personnel, de marketing, etc. La budgétisation permet de s’assurer que les ressources financières sont allouées de manière efficace et que les dépenses restent sous contrôle tout au long du processus.

 

  • Suivi Administratif : Pendant la phase de préparation de l’événement, il est essentiel de suivre de près tous les aspects administratifs. Cela peut inclure la gestion des contrats avec les fournisseurs, la coordination des calendriers, la gestion des autorisations et des permis, la gestion des réservations et des inscriptions, etc. Un suivi administratif rigoureux garantit que toutes les étapes sont exécutées correctement et dans les délais impartis, ce qui contribue au bon déroulement de l’événement.

3.Production :

Le jour de l’événement, nous accueillons les divers prestataires de services pour l’installation et nous coordonnons étroitement l’ensemble des opérations avec eux, assurant ainsi un point de contact central tant pour vous que pour nos partenaires. Nous supervisons également le démontage de l’événement, dès la fin de celui-ci ou le jour suivant. De plus, nous prévoyons toujours un plan de secours en cas d’imprévus, comme des conditions météorologiques défavorables, afin de garantir le bon déroulement de l’événement.

  • Rétroplanning : Le rétroplanning est un outil de gestion de projet qui consiste à établir une séquence chronologique inverse des tâches à réaliser pour atteindre un objectif donné, dans ce cas, la réalisation de l’événement. En commençant par la date de l’événement et en remontant dans le temps, le rétroplanning identifie les différentes étapes clés et les délais nécessaires pour les accomplir. Cela permet de planifier efficacement les activités à venir, de répartir les responsabilités et de s’assurer que toutes les tâches sont effectuées en temps voulu.
  • Suivi : Le suivi consiste à surveiller et à évaluer régulièrement l’avancement de la planification et de la mise en œuvre de l’événement. Cela implique de rester en contact avec les différents prestataires, de vérifier que les tâches sont effectuées selon les délais prévus, de résoudre les problèmes éventuels et d’assurer la cohérence globale du projet. Un suivi efficace permet de s’assurer que l’événement progresse conformément au plan établi et de prendre des mesures correctives si nécessaire pour garantir sa réussite.
  • Conception de l’événement : La conception de l’événement consiste à élaborer un plan détaillé qui définit tous les aspects de l’événement, y compris son objectif, son thème, son format, son lieu, son programme, ses activités, son budget, sa promotion, etc. Cette phase nécessite une réflexion créative et stratégique pour concevoir un événement qui répond aux besoins et aux attentes du public cible tout en atteignant les objectifs fixés par l’organisateur. Une fois la conception établie, elle sert de guide pour la planification et la mise en œuvre de l’événement, en veillant à ce que tous les éléments soient coordonnés de manière cohérente et harmonieuse.

4.Communication :

Nous accompagnons nos clients dans tous les aspects de la communication liés à leur événement. Cela commence par la création d’un site web dédié à l’événement, qui servira de plateforme centrale pour fournir des informations détaillées aux participants, faciliter les inscriptions et susciter l’intérêt. En parallèle, nous élaborons une stratégie de publicité sur les réseaux sociaux pour promouvoir l’événement auprès d’un public ciblé, en utilisant des annonces ciblées et du contenu engageant pour maximiser la visibilité. En cas de besoin, nous planifions également la mise en place de panneaux publicitaires pour renforcer la présence de l’événement dans l’espace public.

Nous prenons également en charge la création de tous les supports de communication nécessaires, tels que les brochures du salon, les invitations digitales ou papier, ainsi que l’impression de flyers et de roll-ups pour une visibilité accrue sur le lieu de l’événement. Notre objectif est de garantir une communication cohérente et percutante, tant en ligne que hors ligne, pour attirer l’attention et susciter l’enthousiasme autour de l’événement, assurant ainsi son succès et sa notoriété.

  • Communication Evénementielle
  • Internet, Web Marketing et réseaux sociaux
  • Projection Vidéo, Contenus Infographies
  • Identité Visuelle et Charte Graphique

5.Accueil & Badging :

Pour les événements professionnels l’accès par badge est primordial, le badging est un élément essentiel pour assurer la sécurité et la gestion efficace des flux lors d’événements professionnels. Ce système vous permet de contrôler l’accès des participants en leur attribuant un badge personnalisé qui peut contenir des informations telles que leur nom, leur société, leur fonction, etc.

Voici quelques raisons pour lesquelles le badging est primordial pour les événements professionnels :

  • Contrôle de l’accès : Le badging permet de limiter l’accès aux seules personnes autorisées, en vérifiant leur identité et leur statut d’inscription à l’événement.
  • Sécurité : En contrôlant l’accès des participants, le badging contribue à assurer la sécurité de l’événement en empêchant l’entrée de personnes non autorisées.
  • Gestion des flux : En enregistrant électroniquement les entrées et les sorties, le système de baddging permet de gérer efficacement les flux de participants, notamment aux heures de pointe.
  • Collecte de données : Les badges peuvent être équipés de technologies telles que les codes-barres ou les QR codes, ce qui permet de collecter des données sur les participants, comme leur présence à certaines sessions ou leurs interactions avec des exposants.
  • Personnalisation de l’expérience : En incluant des informations personnalisées sur les badges, les organisateurs peuvent offrir une expérience plus personnalisée aux participants, par exemple en facilitant les rencontres entre personnes ayant des intérêts communs.
  • Votre Vision, Notre Savoir-Faire
  • Découvrez le spectre complet de nos services, où chaque détail est méticuleusement orchestré pour créer l’événement parfait.
    • Accompagnement Complet: De la conceptualisation à la réalisation, notre équipe vous guide à chaque pas.
    • Stratégies Innovantes: Nous tissons la trame de votre événement pour un impact maximal et une résonance durable.
    • Production de Haute Qualité: Notre maîtrise technique assure une exécution sans faille.
    • Communication Ciblée: Nos campagnes sont conçues pour captiver et engager votre audience.
  • Une Maîtrise Multifacette pour Réaliser Vos Visions

  • Notre expertise en événementiel englobe une gamme complète de services conçus pour dépasser vos attentes à chaque moment.

    • Accompagnement Personnalisé: Notre équipe dédiée vous accompagne pas à pas, garantissant une réponse précise à chacun de vos besoins.
    • Stratégie Créative: Nous élaborons des stratégies événementielles qui fusionnent innovation et impact pour un résultat éblouissant.
    • Production Impeccable: Avec une attention méticuleuse aux détails, nous assurons que chaque aspect de votre événement est réalisé à la perfection.
    • Communication Engageante: À travers des campagnes dynamiques, nous connectons votre événement avec son public cible.